Waarom respondentenwerving voor kwalitatief onderzoek veel tijd kost

Respondentenwerving is voor veel UX-onderzoekers het grootste pijnpunt bij het uitvoeren van kwalitatief onderzoek. Maar waarom is dit eigenlijk zo? Het korte antwoord: het werven van respondenten is enorm tijdrovend. Dit komt mede door de volgende zaken:

• Veel tijd in communicatie. Om te voorkomen dat respondenten niet komen opdagen, is communiceren van cruciaal belang. Over het algemeen geldt dat hoe beter de communicatie is, hoe minder het aantal no-shows.
• Bepalen en uitbetalen vergoeding. Natuurlijk is het niet meer dan normaal om respondenten een vergoeding uit te keren voor de tijd dat zij deelnemen. Het bepalen van de juiste vergoeding en het inregelen ervan, kan veel administratief werk met zich meebrengen.
• Slechte kwaliteit. Misschien nog wel het allerergste is om een sessie te doen met een respondent waar je informatie uit moet trekken. Respondentenbureaus zoals User Sense hebben kwaliteitsmechanismes ingebouwd om dit te voorkomen.

Hoeveel kost het werven van respondenten voor UX?

De kosten voor het werven van respondenten voor user experience (UX) onderzoek beginnen bij €75 en kunnen oplopen tot €225 per respondent. De kosten voor de werving hangen samen met hoe lastig de doelgroep te vinden is. Ben je op zoek naar kaakchirurgen in Voorburg? Dan vallen die kosten hoger uit dan wanneer je op zoek gaat naar iemand met een Toyota Aygo in de randstad. 

Los van de moeilijheidsgraad beïnvloeden de locatie waar het onderzoek wordt afgenomen en de sessielengte ook de prijs. De kosten voor respondentenwerving voor onderzoeken die via een online UX-onderzoeksplatform zoals User Sense verlopen zijn vaak lager dan op locatie. 

Wij hebben meer dan 10 000 respondenten in Nederland die klaar staan om mee te doen met UX-onderzoek.

Benieuwd wat de kosten zijn voor respondenten voor jouw onderzoek? Bereken het direct! 

Kosten berekenen

Hoeveel respondenten nodig voor kwalitatief onderzoek?

In tegenstelling tot kwantitatief onderzoek, speelt statistische significantie bij kwalitatief UX-onderzoek vaak geen rol. De regel die in de academische wereld wordt gehanteerd bij het uitvoeren van kwalitatief onderzoek is dat je door wil gaan met het interviewen of spreken met nieuwe respondenten tot het punt waarop je geen nieuwe informatie meer verzamelt.

Het aantal respondenten dat je nodig hebt, hangt vaak sterk af van de onderzoeksdoelstelling die je hebt.

• Valideren van gebruikersbehoeften. Staat het idee nog in de kinderschoenen en wil je ontdekken of er sprake is van een patroon? Dan raden we aan met interviews uit te voeren met minimaal 30 personen.
• Conceptonderzoek. Heb je low-fidelity prototype, mock-up of een wireframe en wil je achterhalen of dit het probleem van de gebruiker oplost? Dan raden we aan met minimaal 10 respondenten onderzoek uit te voeren.
• Prototype-onderzoek. Heb je een high-fidelity prototype en wil je testen of gebruikers ermee overweg kunnen voordat je het gaat ontwikkelen? Test dan met minimaal vijf respondenten per apparaattype.
• Usability-onderzoek. Naar respondentenaantallen bij usability-onderzoek is veel onderzoek gedaan. In de UX-wereld ligt de consensus op minimaal vijf respondenten per apparaattype.

Respondentenwerving versus onderzoek met eigen klanten

Een vraag die door bedrijven vaak gesteld wordt, is wat het voordeel is van het (laten) werven van respondenten ten opzichte van het uitvoeren van onderzoek met eigen klanten. 

Werven van respondenten die (geen) klant zijn

De onderzoeksdoelstellingen zullen in grote mate bepalen of het logisch is om onderzoek uit te voeren met respondenten die wel / geen klant zijn of dat een combinatie van beide het meest geschikt is.

Wanneer logisch is om met eigen klanten onderzoek uit te voeren

• Wanneer ervaring met het product waar je onderzoek voor gaat uitvoeren een vereiste is
• Wanneer je wil onderzoeken hoe bestaande features worden gebruikt door de doelgroep
• Wanneer je onderzoek uitvoert voor een product dat in zeer beperkte kring gebruikt wordt (bijvoorbeeld een product op maat dat is ontwikkeld één bedrijf)

Het voordeel van onderzoek uitvoeren onder bestaande klanten, is dat het werven van representatieve respondenten een stuk eenvoudiger zal zijn. Hierbij kan het helpen om klanten die meedoen met het onderzoek een vergoeding uit te betalen of eerder toegang te geven tot bepaalde features.

Wanneer het logisch is om met externe respondenten onderzoek uit te voeren

• Wanneer je een compleet nieuw product ontwikkelt
• Wanneer je wil weten hoe mensen het product ervaren als ze er nog niet mee bekend zijn
• Wanneer je nieuwe doelgroepen wil aanspreken
• Wanneer je erachter wil komen hoe klanten van de concurrent jouw product ervaren

Onderzoek uitvoeren onder respondenten die nog niet bekend zijn met het product, kunnen je helpen inzicht verschaffen in hoe jouw product wordt ervaren als het nog niet live is. Ook laat het je zien waar nieuwe gebruikers tegenaanlopen. Dat levert vaak veel nieuwe inzichten op, omdat de kans bestaat dat bestaande klanten dit in de tussentijd al hebben uitgevogeld.

Combineren kan ook

Het uitvoeren van onderzoek onder klanten en niet-klanten hoeft elkaar niet uit te sluiten. In de praktijk zien we dan ook vaak dat klanten ervoor kiezen hier een combinatie in te maken.

In 6 stappen aan de slag met respondentenwerving voor jouw onderzoeken

Benieuwd hoe jij voor het uitvoeren van jouw onderzoek respondenten kunt werven? Hieronder helpen we je met zes duidelijke stappen op weg. 

1 – Opstellen onderzoeksdoelstelling en kiezen methodologie

Nog voordat je begint met het opstellen van het respondentenprofiel, wil je de onderzoeksdoelstellingen helder hebben. Op het moment dat je duidelijk hebt wat je uit het onderzoek wil halen, kun je vervolgens bedenken hoe je antwoord gaat krijgen op de onderzoeksvragen en de juiste methodologie kiezen. Hier lees je meer over de verschillende onderzoeksmethoden in UX-onderzoek.  

2 – Bepaal het respondentenprofiel

In een recruitment screener bepaal je aan welke criteria de respondenten moeten voldoen. Afhankelijk van het type product dat je wil testen zitten er vaak grote verschillen in het type respondent dat je wil werven.

Over het algemeen worden de volgende selectiecriteria gebruikt om respondentenprofielen op te stellen:

• Demografische kenmerken (bijv. leeftijd, geslacht en burgerlijke staat)
• Geografische kenmerken (bijv. regio en woonplaats)
• Sociaaleconomische kenmerken (bijv. opleidingsniveau, inkomen, beroep)
• Psychografische kenmerken (bijv. interesses, leefstijl en persoonlijkheid)
• Gedragscriteria (bijv. ervaren internetgebruiker, shopt regelmatig online, et cetera)

Hoewel het verschilt per onderzoek, is het vaak aan te raden de grootste focus te leggen op gedragscriteria en aan de hand daarvan de respondentenwerving op gang te zetten.  

Afhankelijk van de fase waarin jouw product zich bevindt, kan de wervingsbehoefte verschillen. Zit je in de ontdekkingsfase en een ontdekt probleem valideren? Dan wil je vaak een bredere groep respondenten werven, zodat je zoveel mogelijk perspectieven meeneemt in het onderzoek.

Naarmate je verder opschuift in de design cyclus, wordt het vaak steeds duidelijker voor wie jouw product wel én niet bedoeld is. Het is dan ook logisch om de respondentenprofielen verder aan te scherpen naarmate het product verder ontwikkeld is.

Pro tip: Bepaal ook wie niet mee mogen doen

Voor de beste onderzoeksresultaten, doe je er goed aan om iedereen die nauw betrokken is geweest bij de ontwikkeling van het product uit te sluiten van het onderzoek. In de praktijk betekent dit vaak dat de volgende respondentengroepen worden uitgesloten:

• Iedereen die betrokken is geweest bij de ontwikkeling van het product
• Werknemers van het bedrijf zelf
• Vrienden of familie van werknemers 

Los daarvan is het vaak ook interessant om de expertgroep (UX-onderzoekers, UX-designers en CRO-specialisten) uit te sluiten van deelname.

3 – Afstemmen praktische details en vergoeding

Nadat je de criteria voor de respondenten hebt bepaald, is het zaak om de praktische details verder af te stemmen. Dit betekent dat je met het volgende rekening moet houden:

• Bepaal de onderzoeksdata. Houd bij het bepalen van de onderzoeksdata rekening met een doorlooptijd van 2 tot 3 weken voor de respondentenwerving. Heb je de data bepaald? Zorg dan dat deze niet tussentijds gewijzigd worden om te voorkomen dat er een nieuwe wervingscampagne moet worden opgestart. 
• Bepaal de sessielengte. Maak een schatting van hoeveel tijd je per respondent nodig hebt. Vind je dit lastig? Doe dan een testrun met een collega, zodat je een indicatie krijgt van hoe lang de sessie zal duren in de praktijk. 
• Plan de tijdsloten. Nadat je de sessielengte en onderzoeksdata hebt bepaald, is het zaak om de tijdsloten te bepalen. Zorg ervoor dat je voldoende tijd hebt tussen de sessies. Op die manier zorg je ervoor dat je zelf op adem kunt komen én heb je speling op het moment dat een eerdere sessie uitloopt.

Los van de praktische details, is het netjes om de respondenten te belonen voor de tijd die ze aan het onderzoek meedoen. Respondentenbureaus, zoals User Sense, kunnen je hier een goede inschatting van geven. Over het algemeen zijn de volgende regels van toepassing:

• Respondenten met hogere inkomens vereisen een hogere vergoeding
• Respondenten die naar locatie toe moeten komen verwachten een hogere vergoeding dan wanneer het onderzoek online verloopt
• Respondenten verwachten een hogere vergoeding voor langere sessies

4 – Respondenten werven

Het werven van respondenten kun je op drie verschillende manieren doen: je kunt zelf respondenten werven, gebruik maken van een respondentenbureau of een onderzoeksplatform gebruiken.

Zelf respondenten werven

Heb je een krap budget of voldoende tijd om zelf respondenten te gaan werven? Dan kun je overwegen zelf een wervingscampagne op te starten. Hiervoor heb je verschillende mogelijkheden:

• Mailing uitsturen. Verstuur je regelmatig een nieuwsbrief? Dan kun je hier een oproep aan toevoegen om mensen over te halen zich aan te melden als respondent. Voor optimaal resultaat doe je er goed aan om de vergoeding en onderzoeksdata duidelijk te communiceren.
• Pop-ups op de website. Gebruik een tool zoals bijvoorbeeld Hotjar om pop-ups te tonen op de website en vraag bezoekers of zij mee willen doen met het onderzoek.  
• Social media. Waar bovenstaande twee methoden het meest geschikt zijn om klanten te werven, kun je social media inzetten om respondenten te werven die nog geen klant zijn. Denk hierbij aan Facebook, Instragram, TikTok of LinkedIn voor B2B-doelgroepen.
   

Maak gebruik van een respondentenbureau

Het grote voordeel van werken met een respondentenbureau is dat zij al het regelwerk rondom de werving voor je uit handen kunnen nemen. Zij regelen de respondentenwerving, jij voert het onderzoek uit.

Bij User Sense werven we aan de lopende band respondenten voor kwalitatief UX-onderzoek. Hiervoor maken we gebruik van onze respondentendatabase waar meer dan 10 000 testers zich afgelopen jaar voor hebben aangemeld.
 

Gebruik maken van een onderzoeksplatform

De afgelopen jaren zijn er steeds meer onderzoeksplatformen bijgekomen die ook een eigen respondentendatabase hebben. Met behulp van een all-in-one solution als User Sense kun je de werving en uitvoering bij één bedrijf onderbrengen. Wel zo makkelijk en efficiënt!

Dit is met name interessant wanneer je kwalitatief UX-onderzoek uitvoert en gebruik wil maken van diepte-interviews, gemodereerde user tests of ongemodereerde user tests.

 5 – Tijdig inplannen en opvolgen

Het is van belang om tijdig op te volgen met respondenten die zich hebben aangemeld voor het onderzoek. Zo voorkom je dat respondenten hun interesse verliezen, gefrustreerd raken of in de tussentijd iets anders inplannen. Wij raden aan het volgende communicatieschema te gebruiken:

1. Binnen 48 uur reactie. Laat respondenten binnen 48 uur weten of zij deel kunnen nemen en stuur hiervan een bevestiging per e-mail. Eventuele instructies kun je ook gelijk meesturen. Pro tip: het meesturen van een agenda-uitnodiging verkleint de kans op no-shows.
2. Persoonlijk contact voor aanvang. Mail of bel een week voor aanvang met de respondent om eventuele vragen te beantwoorden en hun beschikbaarheid nogmaals te bevestigen. Respondenten vinden het vaak spannend om mee te doen met onderzoek. Persoonlijk contact voor aanvang zorgt er vaak voor dat ze zich meer op hun gemak voelen.
3. Reminder e-mails. Mail 48 uur voor aanvang nogmaals de instructies voor het onderzoek en bevestig nogmaals de dag en tijdstip waarop ze mee mogen doen. Overweeg ook om een aantal uur voor aanvang de reminder nog een keer toe te sturen.

6 – Bedank respondenten voor hun deelname

Respondenten vinden het vaak fijn om te weten wat er met hun feedback gebeurt en of de bijdrage die zij hebben geleverd zinvol was. Laat dit dan ook vooral weten na afloop, zodat ze met een goed gevoel de (digitale) deur uitlopen.   

Zorg er ook voor dat je de vergoeding voor de respondent, als het even kan, dezelfde dag nog overmaakt. Op die manier voorkom je veel vragen én zorg je voor nog meer blije respondenten. Voer je onderzoek uit voor een webshop? Dan kun je respondenten als extra beloning ook nog een cadeaubon toesturen.